Je ne peux pas prévoir mais je peux me préparer à l’imprévu !

Apprenons d’abord à reconnaître et laisser de la place à ces grains de sable* qui viennent perdurer une organisation bien huilée :

*et qui ne disparaîtront pas par magie !

• un ordinateur qui lâche au moment d’une présentation décisive
• une question piège de son N+1
• un arrêt maladie du meilleur collaborateur
• une crise sociale sur un site de production

La vie managériale regorge de situations imprévues

Si « manager, c’est agir dans l’urgence et décider dans l’incertitude », en réalité, c’est que tout se passe comme prévu qui serait véritablement étonnant !

Parmi les compétences essentielles du manager figure la capacité à improviser – im-providere : ce qui ne peut être vu d’avance.

Comment ? 

❌ Le premier réflexe pourrait être de chercher à anticiper et trouver des solutions à l’ensemble des options : travail de titan et stress garanti ! En effet, suis-je capable de penser à TOUTES les situations possibles ? 

✅ Et si plutôt que de penser à « que faire ? », on choisissait de se concentrer sur « dans quel état me mettre ? »

Comment puis-je développer un comportement efficace et pertinent qui me permettra de faire face à toute situation imprévue ?

Plongée dans l’imprévu

Étape 1 : respirer

Une situation d’imprévu génère un stress, un inconfort : certains deviennent agressifs, d’autres s’agitent inefficacement, ou pour d’autres encore c’est l’encéphalogramme plat – le syndrome du lapin dans les phares.

C’est notre cerveau reptilien qui, nous croyant en danger, prend les commandes. Il est efficace pour fuir ou attaquer mais il n’a aucune créativité. L’enjeu est donc de le mettre en pause en appuyant sur le bouton stop : un quart de seconde pour s’offrir un profond soupir et observer ce qui se passe en soi.

Étape 2 : accepter

Accepter cet imprévu que nous subissons n’est certes pas la situation idéale mais il n ‘y a rien d’autre en magasin !

Cela consiste non pas à se résigner mais à faire le deuil de la situation idéale ! Se saisir de ce qui est pour pouvoir le transformer et qui sait : pouvoir faire d’une contrainte une opportunité. 

C’est un processus qui n’est pas naturel : dans une situation donnée, notre cerveau dépense beaucoup d’énergie pour élaborer un schéma de réaction. Il aime retrouver des situations connues pour lesquelles il peut utiliser un schéma préexistant.

À noter qu’il s’agit là d’un processus émotionnel qui peut secouer nos valeurs et nos croyances profondes.

Étape 3 : observer

Essayons de porter notre attention avec calme sur la situation afin de l’identifier avec le plus d’objectivité et de précision possible. En quoi cette situation est-elle spécifique ? Ai-je bien pris connaissance de tous les paramètres ?

Étape 4 : faire confiance à ce qui vient

« L’improvisation ne naît pas de rien, elle s’appuie sur un habitus, une formation, des ressources et les capacités qui en permettent la mobilisation judicieuse et rapide ».

Autrement dit, la plupart du temps, nous disposons déjà de toutes les réponses créatives et les solutions pertinentes, c’est le fameux lâcher-prise !

Sous notre chapeau se trouve en effet une somme de compétences, connaissances et expériences nous rendant aptes à gérer cet imprévu. Ce qui nous empêche d’y avoir accès, c’est le stress, la précipitation, l’enjeu…

S’il y a une performance à réaliser, c’est bien celle de réussir à se détendre et à laisser venir mais aussi à apaiser notre rapport à l’erreur !

Toute interaction humaine relève de l’imprévu !

La bonne nouvelle c’est que notre cerveau est construit pour s’adapter à des environnements changeants, c’est sa grande spécificité. Alors plutôt que de chercher un illusoire contrôle total », il est temps de capitaliser sur nos capacités naturelles à se préparer à l’imprévu, et de les développer.

Reprenez vos objectifs et prenez de la hauteur : Si je parle de mon rapport au temps, où suis-je ?

Quels sont les freins (individuels et externes) qui m’empêchent de passer du moi-aujourd’hui au moi-idéal ?

❌ 5 comportements naturels à éviter

Aller vers la facilité : faire le travail difficile avant le travail facile

Attendre le dernier moment : on est pris par les échéances et c’est très mauvais pour la planification

Décider dans l’instant

Traiter les choses dans l’ordre où elles se présentent, ce qui nous évite en effet, d’établir des priorités et de planifier mais on a une mauvaise organisation du temps

Accorder de l’importance à ce qui est urgent : en fait plus rien n’est important et plus rien n’est urgent.

✅ 6 astuces

Mettre en place un rituel quotidien pour gérer son temps

– se mettre en route chaque matin d’une manière identique
– prendre une pause de 8 minutes maximum toutes les 2 heures
– déjeuner si possible en dehors du bureau (pause de minimum de 30 minutes)
– connaître (à peu près !) la durée de chaque tâche afin de s’y tenir
– être concentré sans interruption lors de l’exécution d’une tâche (ni mail, ni téléphone chaque fois que cela est possible !)

Créer une liste de tâches à faire tous les jours, toutes les semaines, tous les mois

– instaurer des priorités par rapport à ses objectifs
– se fixer pas plus de 5 priorités par jour

– rayer chaque fois au stylo dès qu’une tâche est accomplie (bon pour le mental !)
– mettre à jour ses to do lists

S’entourer de personnes qui excellent dans leur domaine afin de combler ce qui nous manque

– s’entourer de collaborateurs compétents dans des domaines que l’on maîtrise moins prouve que l’on a un management compétent !
– il iront plus vite et mieux, ce qui est un gain de temps et d’efficacité
– il faut compter sur ses forces et payer pour ses faiblesses

Se fixer des dates butoirs et s’en féliciter quand on les respecte !

– anticiper sa date butoir par rapport au délai officiel pour se laisser une marge de manœuvre au cas où

– prendre conscience de la loi de Parkinson 

Supprimer toute source de distraction de son environnement professionnel

– lire ses emails 2 fois par jour seulement
– désactiver les notifications de l’arrivée des messages
– fermer sa porte lorsque cela est possible

– le « lèche vitrine » sur internet est libre en dehors des horaires de travail

Synthétiser ses emails et aller droit au but

– privilégier le contact humain chaque fois que c’est possible
– les emails courts génèrent plus de réponses et plus rapidement que les romans fleuves

La gestion du temps et des priorités est en lien direct avec nos tendances naturelles !

Monochrome VS Polychrome
quel type êtes-vous ?
quel axe pouvez-vous développer ?

Ce test peut vous permettre de clarifier les freins et les leviers selon votre propre relation au temps :

Vous êtes Monochrone :

Votre conception : « Une chose à la fois, chacun son tour »

➖ Inconvénient : peut manquer parfois de souplesse et d’ouverture face aux imprévus

➕ Avantages : concentré, méthodique, organisé

📌 Les besoins :

• besoin de temps pour se poser sur les sujets importants
• besoin d’approfondir les sujets « plus spécifiques »
• besoin de structure et d’organisation

💪 Les axes de progrès possibles :

• lâcher prise sur la méthode pour s’ouvrir aux imprévus
• baisser parfois son niveau d’exigence pour être plus réaliste
• oser changer ses habitudes

Vous êtes Polychrone :

Votre conception : « Plusieurs choses à la fois, sans ordre défini »

➖ Inconvénient : Peut parfois se montrer dispersé et manquer d’organisation d’anticipation

➕ Avantages : intuitif, adaptable, disponible

📌 Les besoins :

• besoin de tâches variées
• besoin d’interlocuteurs variés
• besoin de rythme de mouvements

💪 Les axes de progrès possibles :

• se poser sur les dossiers importants
• oser prendre un vrai temps au calme pour anticiper
• prendre 1 à 3 mn pour R.E.S.P.I.R.E.R régulièrement

Test : Monochrone ou polychrone ?

Comment être concentré.e sur ses tâches lorsqu’on est sans cesse interrompu ?

---

💡 Négociez un contrat temps…

…Vérifiez enfin que vous êtes d’accord sur le contrat

Pour aller plus loin
⬇
Entre ghosting et trop de réactivité : comment répondre aux messages pro ?

À appliquer sur une durée d’un mois…

S’adressant à un groupe de dirigeants de haut niveau, un expert, – et vieux sage – en management du temps posa un bocal à large ouverture sur la table devant lui. 

Ensuite il sortit une douzaine de pierres grosses comme le poing et les plaça soigneusement, une par une, dans le bocal. Quand celui-ci fut rempli jusqu’au bord, il demanda : « Ce bocal est-il plein ? »

Tout le groupe répondit : « Oui ». 

– « Vraiment ? »

Il sortit de sous la table un seau de gravier qu’il versa dans le bocal. Il secoua ce dernier, et les graviers tombèrent dans les interstices entre les pierres. Souriant, il demanda au groupe : « Et maintenant, ce bocal est-il plein ? »

– « Probablement pas » dit quelqu’un.

– « Bien ».

Il sortit un seau de sable et le versa dans les interstices laissés par les pierres et le gravier. Et de nouveau, il demanda : « Ce bocal est-il plein ? »

– « Non », dit le groupe en cœur.

– « Bien ! « , dit-il à nouveau en sortant une carafe d’eau.

Quand il eut versé de l’eau jusqu’au bord, il regarda le groupe et demanda : « À quoi sert cette expérience ? »

Un stakhanoviste leva le doigt et dit : « Cela signifie qu’aussi bien rempli que soit un programme, si on travaille dur, on peut toujours en faire un peu plus. » 

– « Non, la vérité qu’illustre cette histoire c’est que si vous ne mettez pas les grosses pierres d’abord, vous ne pourrez pas les mettre du tout. Si le sable est mis en premier, il n’y aura de place pour rien d’autre… Quelles sont les grosses pierres de votre vie ? Le projet que vous voulez réaliser ? Du temps passé avec ceux que vous aimez ? Votre formation ? Votre compte en banque ? Une cause ? Accompagner d’autres gens ? 

Demandez-vous quelles sont les grosses pierres de votre vie professionnelle et personnelle puis remplissez le bocal.

Si vous ne mettez pas ces grosses pierres en premier, elles ne tiendront pas du tout. »